Sekretariat

Alle Fäden unseres Hauses laufen in dieser Abteilung zusammen. Hier befindet sich die zentrale Steuerstelle, um sämtlichen Schriftverkehr und administrative Aufgaben zu organisieren, zu verwalten und zu betreuen.
Die Abteilung setzt sich aus dem Chefsekretariat und dem Sekretariat zusammen. Unser Chefsekretariat besteht dabei aus zwei SekretärInnen, die jeweils festen Partnern zugeordnet sind. Das Aufgabengebiet des Chefsekretariats besteht aus:

• Korrespondenz nach Diktat oder Band
• Terminplanung und Überwachung
• Planung und Organisation von Reisen
• Einholen von Informationen
• Zusammenstellen von Unterlagen, Fertigmachen zum Versand

Zu den Aufgaben des Sekretariats gehört die Betreuung des Personalwesens inklusive der Abrechnung und der Verwaltung der Verträge. Außerdem umfasst die Arbeit des Sekretariats folgende Bereiche:

Datenverarbeitung

• Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse
• Erstellung der Preisspiegel
• Pflege der Textbibliothek

Empfang

• Empfangen und Betreuen von Gästen
• Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Beantwortung von telefonischen Anfragen
• Bearbeitung des Post- sowie Email-Eingangs
• Beschaffung von Arbeits- und Büromaterialien

Buchhaltung

• Kontrolle der Ingenieurverträge
• Honorarabrechnung
• Debitorenbuchhaltung
• Arbeitszeiterfassung und Statistik